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Reduzir custos com viagens corporativas é essencial para cortar uma das principais fontes de despesas de empresas
Deslocamentos para eventos, reuniões na sede e filiais da empresa ou encontro de negócios representam uma das maiores despesas das organizações.
É claro que esses processos aumentam o networking entre profissionais, além de permitir uma expansão de mercado e parcerias comerciais. Mas em tempos de crise é preciso analisar formas de reduzir custos com viagens corporativas.
Para conquistar este objetivo, a Sensys Travel traz 5 alternativas que, se colocadas em prática, farão com que você e sua empresa diminuam os custos com viagens a negócios, sem afetar a qualidade de serviço aos viajantes.
1) Formalize uma Política de Viagens
Criar e implementar uma política de viagens é o primeiro passo fundamental para empresas onde colaboradores se deslocam com frequência.
Uma Política de Viagens é um documento em que consta os parâmetros que direcionarão a realização das viagens corporativas nacionais e internacionais.
Nele se preservam os interesses da empresa bem como:
- O bem-estar e segurança do viajante;
- Em que constarão informações como o orçamento destinado às passagens aéreas;
- Hospedagem;
- Alimentação;
- Transporte disponível aos colaboradores no destino,
- Entre outros aspectos.
Para que esta política de fato auxilie a reduzir custos com viagens corporativas é preciso que todos os detalhes ao alcance sejam especificados. Isso faz com que imprevistos e até mesmo gastos excessivos por parte dos viajantes sejam evitados.
2) Planeje com antecedência
O quanto antes você conseguir planejar uma viagem corporativa, mais custos serão minimizados.
Organizar antecipadamente um deslocamento a negócios tende a oferecer maior margem de segurança, afinal, o viajante irá se planejar para aquele momento e não terá o risco de marcar outros compromissos para este dia.
Reduzir custos de viagens corporativas com esta etapa também é bastante viável, já que adquirir passagens aéreas com antecedência permite encontrar preços mais baratos, além de ter a oportunidade de obter vantagens adicionais no ato da reserva de hotéis ou aluguéis de carros.
3) Negocie os detalhes
Se sua empresa busca reduzir os custos com viagens corporativas, uma ótima alternativa é negociar com prestadores de serviço e fornecedores.
De nada adianta implorar pelos melhores preços se não houver qualidade. A chave para uma excelente negociação é adquirir ótimos serviços, que satisfaçam a organização e os viajantes, com um baixo orçamento.
Nem sempre esta tarefa é fácil. Então discuta com os fornecedores questões como prazos e condições de pagamento, benefícios e logística da viagem, ajustando estes fatores ao melhor equilíbrio entre custo e benefício.
Pequenos descontos nestes detalhes fazem a diferença quando você coloca as contas na ponta do lápis.
4) Conte com relatórios de despesas de viagem
Mais do que mostrar um panorama geral de como o orçamento da empresa é envolvido nas viagens corporativas, os relatórios de despesas apontam se a política de viagem vem sedo cumprida.
Mais do que isso, é possível que você, gestor de viagem, identifique pontos que podem ser ainda mais otimizados na política, resultando em uma maior redução de custos.
5) Faça uma auditoria das passagens aéreas
Para saber se sua empresa está de fato comprando as melhores tarifas aéreas, com preços mais baixos conforme contrato com sua agência de viagem fornecedora, é preciso fazer um serviço de monitoramento.
Pensando nisso, o monitoramento de tarifas aéreas fará com que sua empresa tenha uma grande otimização da verba destinada a viagens ao comparar preços de bilhetes do fornecedor versus os disponíveis no mercado, bem como checar acordos se os comerciais entre agências e companhias aéreas vêm sendo realizados.
Ao seguir estas estratégias, você e sua empresa aperfeiçoarão a gestão de despesas em viagens corporativas, se prevenindo de imprevistos e gastos que podem ser cortados.
Desta forma, uma política de viagem clara, planejamento prévio, negociação com fornecedores e auditoria dos custos por relatórios são instrumentos que garantem maior lucratividade à sua organização e a satisfação dos colaboradores durante suas viagens.
